დამსაქმებლები ამუშავებენ უამრავ მონაცემს თავიანთი თანამშრომლების შესახებ დროთა განმავლობაში. ყველა ეს მონაცემი ინახება პერსონალის ფაილში. ეს ფაილი შეიცავს მნიშვნელოვან პერსონალურ მონაცემებს და, ამ მიზეზით, აუცილებელია, რომ ეს გაკეთდეს უსაფრთხოდ და სწორად. რამდენ ხანს აქვთ დამსაქმებლებს უფლება (ან, ზოგიერთ შემთხვევაში, მოეთხოვებათ) შეინახონ ეს მონაცემები? ამ ბლოგზე შეგიძლიათ მეტი წაიკითხოთ პერსონალის ფაილების კანონიერი შენახვის ვადის შესახებ და როგორ გაუმკლავდეთ მას.
რა არის პერსონალის ფაილი?
როგორც ზემოთ აღინიშნა, დამსაქმებელს ხშირად უწევს საქმე თავისი თანამშრომლების პერსონალის მონაცემებთან. ეს მონაცემები სათანადოდ უნდა იყოს შენახული და შემდეგ განადგურებული. ეს ხდება პერსონალის ფაილის მეშვეობით. ეს მოიცავს დასაქმებულ(ებ)ის სახელსა და მისამართს, სამუშაო კონტრაქტებს, შესრულების ანგარიშებს და ა.შ. ეს მონაცემები უნდა შეესაბამებოდეს AVG რეგულაციების მოთხოვნებს და უნდა იყოს შენახული გარკვეული პერიოდის განმავლობაში.
(თუ გსურთ იცოდეთ აკმაყოფილებს თუ არა თქვენი პერსონალის ფაილი AVG-ის მოთხოვნებს, შეამოწმეთ ჩვენი პერსონალის ფაილების AVG ჩამონათვალი აქ დაწკაპუნებით)
თანამშრომლის მონაცემების შენახვა
AVG არ იძლევა პერსონალური მონაცემების შენახვის კონკრეტულ პერიოდს. არ არსებობს ცალსახა პასუხი პერსონალის ფაილის შენახვის პერიოდზე, რადგან ის შედგება სხვადასხვა ტიპის (პირადი) მონაცემებისგან. მონაცემთა შენახვის განსხვავებული პერიოდი ვრცელდება მონაცემთა თითოეულ კატეგორიაზე. ეს ასევე გავლენას ახდენს იმაზე, არის თუ არა ადამიანი ჯერ კიდევ თანამშრომელი, ან დატოვა სამსახური.
შენახვის ვადების კატეგორიები
როგორც ზემოთ აღინიშნა, არსებობს პერსონალურ ფაილში პერსონალური მონაცემების შენახვასთან დაკავშირებული შენახვის სხვადასხვა პერიოდი. გასათვალისწინებელია ორი კრიტერიუმი, კერძოდ არის თუ არა თანამშრომელი ჯერ კიდევ დასაქმებული, თუ დატოვა სამსახური. შემდეგი გვიჩვენებს, როდის უნდა განადგურდეს გარკვეული მონაცემები, უფრო სწორად, შენახული.
მიმდინარე პერსონალის ფაილი
არ არის დადგენილი ფიქსირებული შენახვის ვადები იმ მონაცემებისთვის, რომლებიც შეიცავს თანამშრომლის მიმდინარე პერსონალურ ფაილს, რომელიც ჯერ კიდევ დასაქმებულია. AVG დამსაქმებლებს მხოლოდ აკისრებს ვალდებულებას, შეინახონ პერსონალის ფაილები „განახლებული“. ეს ნიშნავს, რომ დამსაქმებელი თავად არის ვალდებული დააწესოს პერსონალის ფაილების პერიოდული განხილვისა და მოძველებული მონაცემების განადგურების ვადა.
განაცხადის დეტალები
განაცხადის მონაცემები, რომლებიც ეხება განმცხადებელს, რომელიც არ არის დაქირავებული, უნდა განადგურდეს განაცხადის პროცედურის დასრულებიდან მაქსიმუმ 4 კვირის განმავლობაში. მონაცემები, როგორიცაა სამოტივაციო ან განაცხადის წერილი, CV, განცხადება ქცევის შესახებ, მიმოწერა განმცხადებელთან მიეკუთვნება ამ კატეგორიას. განმცხადებლის თანხმობით შესაძლებელია მონაცემების შენახვა დაახლოებით 1 წლის განმავლობაში.
რეინტეგრაციის პროცესი
როდესაც თანამშრომელმა დაასრულა რეინტეგრაციის პროცესი და დაბრუნდა სამსახურში, რეინტეგრაციის დასრულებიდან მაქსიმუმ 2 წელი მოქმედებს. არსებობს გამონაკლისი, როდესაც დამსაქმებელი არის თვითდაზღვევი. ამ შემთხვევაში, შენახვის ვადა გამოიყენება 5 წლის განმავლობაში.
სამუშაოს დასრულებიდან მაქსიმუმ 2 წელი
დასაქმებულის სამსახურიდან წასვლის შემდეგ, პერსონალის ფაილში არსებული (პერსონალური) მონაცემების უმეტესი ნაწილი ექვემდებარება შენახვის ვადას 2 წლამდე.
ამ კატეგორიაში შედის:
- შრომითი ხელშეკრულებები და მასში ცვლილებები;
- მიმოწერა გადადგომასთან დაკავშირებით;
- ანგარიშები შეფასებებისა და შესრულების მიმოხილვის შესახებ;
- დაწინაურება/დაქვეითებასთან დაკავშირებული მიმოწერა;
- UWV და კომპანიის ექიმის მიმოწერა ავადმყოფობის შესახებ;
- მეკარის გაუმჯობესების აქტთან დაკავშირებული ანგარიშები;
- სამუშაო საბჭოს წევრობის შესახებ შეთანხმებები;
- მოწმობის ასლი.
სამუშაოს დასრულებიდან მინიმუმ 5 წლის შემდეგ
პერსონალის გარკვეული ფაილების მონაცემები ექვემდებარება 5-წლიან შენახვის პერიოდს. ამიტომ დამსაქმებელი ვალდებულია შეინახოს ეს მონაცემები დასაქმებულის სამსახურიდან გასვლიდან 5 წლის განმავლობაში. ეს არის შემდეგი მონაცემები:
- სახელფასო გადასახადის განცხადებები;
- თანამშრომლის პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლი;
- ეთნიკური და წარმომავლობის მონაცემები;
- სახელფასო გადასახადებთან დაკავშირებული მონაცემები.
შესაბამისად, ეს მონაცემები უნდა იყოს შენახული მინიმუმ ხუთი წლის განმავლობაში, მაშინაც კი, თუ ისინი შეიცვლება ახალი განცხადებებით პერსონალის ფაილში.
სამუშაოს დასრულებიდან მინიმუმ 7 წლის შემდეგ
შემდეგი, დამსაქმებელს ასევე აქვს ე.წ. „გადასახადის შეკავების ვალდებულება“. ეს ავალდებულებს დამსაქმებელს შეინახოს ყველა ძირითადი ჩანაწერი 7 წლის განმავლობაში. ასე რომ, ეს მოიცავს ძირითად მონაცემებს, ხელფასის გაფორმებას, სახელფასო ჩანაწერებს და სახელფასო ხელშეკრულებებს.
შენახვის ვადა ამოიწურა?
როდესაც პერსონალის ფაილიდან მონაცემთა შენახვის მაქსიმალური ვადა ამოიწურა, დამსაქმებელს შეუძლია აღარ გამოიყენოს ეს მონაცემები. შემდეგ ეს მონაცემები უნდა განადგურდეს.
როდესაც მინიმალური შენახვის ვადა ამოიწურება, დამსაქმებელი შეუძლია გაანადგურე ეს მონაცემები. გამონაკლისი გამოიყენება, როდესაც მინიმალური შენახვის ვადა ამოიწურა და თანამშრომელი ითხოვს მონაცემთა განადგურებას.
გაქვთ შეკითხვები პერსონალის ფაილების შენახვის პერიოდებთან ან სხვა მონაცემების შენახვის პერიოდებთან დაკავშირებით? თუ ასეა, გთხოვთ დაგვიკავშირდეთ. ჩვენი დასაქმების იურისტები სიამოვნებით დაგეხმარებით!