დამსაქმებელმა უნდა აწარმოოს თანამშრომლების ჩანაწერები და ამავდროულად, მხოლოდ იმ პერსონალური მონაცემების დამუშავება, რომლებიც აუცილებელია დასაქმების ურთიერთობისთვის. ეს ორი ვალდებულება პერსონალურ საქმეში ხვდება ერთმანეთს და პრაქტიკული კითხვა ყოველთვის ერთი და იგივეა: რა შეიძლება შევიდეს, რა არა და რამდენ ხანს შეიძლება დარჩეს იქ.
რა შეიძლება შენარჩუნდეს
შრომითი ხელშეკრულების შესასრულებლად და კანონით გათვალისწინებული ვალდებულებების შესასრულებლად საჭირო მონაცემები: სახელი და მისამართი, დაბადების თარიღი, მოქალაქეთა სამსახურის ნომერი, დასაქმების დაწყებისას დამოწმებული პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლი, ხელშეკრულება და მისი ცვლილებები, ხელფასისა და ხელფასების მონაცემები, შეფასებები და მიმოწერა შესრულების შესახებ, ტრენინგების ჩანაწერები, არყოფნის თარიღები და გაფრთხილებებთან ან დისციპლინურ საკითხებთან დაკავშირებული ჩანაწერები.
მოქალაქეთა მომსახურების ნომერი და პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლი საქმეში ინახება, რადგან საგადასახადო და სოციალური უზრუნველყოფის კანონმდებლობა ამას მოითხოვს; იგივე მოთხოვნაა მათი კანონიერი. პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლის მოთხოვნა სხვა მიზნით დაუშვებელია.
რა შეიძლება არ იყოს შენახული
ჯანმრთელობის მონაცემები მთავარი ხაფანგია. როდესაც თანამშრომელი ავადმყოფობის შესახებ აცხადებს, დამსაქმებელს შეუძლია აღრიცხოს, რომ თანამშრომელი არყოფნის თარიღიდან და მოსალოდნელი ხანგრძლივობით, ასევე იმის შესახებ, თუ რა შეუძლია და რა არ შეუძლია თანამშრომელს სამსახურში და რა ცვლილებებია საჭირო. დამსაქმებელს არ შეუძლია აღრიცხოს დაავადების ხასიათი, დიაგნოზი, მკურნალობა ან მედიკამენტები, მაშინაც კი, თუ თანამშრომელი ამას ნებაყოფლობით აკეთებს. ეს ინფორმაცია ეკუთვნის კომპანიის ექიმს, რომლის საქმეც ცალკეა და რომელზეც დამსაქმებელს წვდომა არ აქვს.
ასევე უადგილოა მონაცემები რელიგიის, პოლიტიკური შეხედულებების, პროფკავშირის წევრობის, ეთნიკური წარმომავლობისა და სექსუალური ორიენტაციის შესახებ, თუ არ გამოიყენება კონკრეტული კანონით გათვალისწინებული გამონაკლისი; შენიშვნები თანამშრომლის პირადი ცხოვრების შესახებ, რომლებსაც არანაირი კავშირი არ აქვთ სამუშაოსთან; და მენეჯერების მიერ ჩაწერილი არასტრუქტურირებული პირადი შთაბეჭდილებები, რომელთა ნახვის უფლებაც თანამშრომლებს აქვთ და რომლებიც დავის დროს ძალიან განსხვავებულად იკითხება, ვიდრე წერილობითი სახით.
რამდენ ხანს შეიძლება მონაცემების შენახვა?
GDPR არ ადგენს ფიქსირებულ პერიოდებს; წესის თანახმად, მონაცემები არ შეიძლება შეინახოს საჭიროზე მეტხანს. პრაქტიკაში გამოიყენება ორი ხაზი: პერსონალის მონაცემების უმეტესობა იშლება დასაქმების დასრულებიდან დაახლოებით ორი წლის განმავლობაში, ხოლო საგადასახადო მიზნებისთვის საჭირო მონაცემები - ხელფასის ჩანაწერები, პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლი, ხელფასის გადასახადის დეკლარაცია - ინახება შვიდი წლის განმავლობაში, რადგან ამას საგადასახადო ორგანო მოითხოვს.
იმ კანდიდატების განაცხადები, რომლებიც არ დაინიშნებიან დასაქმებულად, როგორც წესი, განადგურდება ოთხი კვირის განმავლობაში, ან კანდიდატის თანხმობით ერთ წლამდე პერიოდში. შენახვის გრაფიკი, რომელიც ადგენს ამ პერიოდებს კატეგორიების მიხედვით და რეალურად გამოიყენება, არის ის, რაც შესაბამისობას სწრაფვიდან მტკიცებულებად აქცევს.
თანამშრომლის უფლებები
თანამშრომლებს აქვთ უფლება, ნახონ თავიანთი ფაილი, გასწორდნენ არაზუსტი მონაცემები და განსაზღვრულ შემთხვევებში, წაშალონ მონაცემები. წვდომის მოთხოვნა უფლებაა და არა მტრული ქმედება და მასზე პასუხი ერთი თვის განმავლობაში უნდა გაეცეს. პრაქტიკაში, ასეთი მოთხოვნები ხშირად დავის დასაწყისშივე მოდის, რაც კარგი მიზეზია ისეთი ფაილების შესანახად, რომელთა ჩვენებაც უხერხულობის გარეშეა შესაძლებელი.
პრაქტიკული საკონტროლო სია.
თითოეული თანამშრომლისთვის შეინახეთ ერთი ფაილი განსაზღვრული სტრუქტურით, რათა ნათლად ჩანდეს, თუ რა არის მასში. შეზღუდეთ წვდომა მათთვის, ვისაც ეს სჭირდება და აღრიცხეთ, ვისაც აქვს წვდომა. ავადმყოფობის შესახებ მონაცემები შეინახეთ კომპანიის ექიმთან და პერსონალის საქმეში არ შედის. შენახვის პერიოდები გამოიყენეთ ყოველწლიურად ფიქსირებულ თარიღზე და არა თითოეული შემთხვევისთვის. და ეს ყველაფერი აღრიცხეთ დამუშავების რეესტრში, რომელიც პირველი დოკუმენტია, რომელსაც საზედამხედველო ორგანო მოითხოვს.
საკონსულტაციო
ჩვენ განვიხილავთ პერსონალის ფაილების პრაქტიკას, ვადგენთ თანამშრომლების შენახვის გრაფიკებს და კონფიდენციალურობის განცხადებებს და გირჩევთ, სად შემოდის წვდომის მოთხოვნა დავის შუაგულში. გთხოვთ, დაუკავშირდეთ Law & Moreჩვენი დასაქმებისა და კონფიდენციალურობის საკითხებში მომუშავე ადვოკატები ამ საკითხებზე ერთად მუშაობენ.
