როგორც დამსაქმებელს, მნიშვნელოვანია თქვენი თანამშრომლების მონაცემების სწორად შენახვა. ამით თქვენ ვალდებული ხართ შეინახოთ თანამშრომლების პერსონალური მონაცემების პერსონალური ჩანაწერები. ასეთი მონაცემების შენახვისას გასათვალისწინებელია კონფიდენციალურობის აქტის ზოგადი მონაცემთა დაცვის რეგულაცია (AVG) და იმპლემენტაციის აქტის ზოგადი მონაცემთა დაცვის რეგულაცია (UAVG). AVG დამსაქმებელს აკისრებს ვალდებულებებს პერსონალური მონაცემების დამუშავებასთან დაკავშირებით. ამ საკონტროლო სიის მეშვეობით თქვენ გაიგებთ, შეესაბამება თუ არა თქვენი პერსონალის ფაილები მოთხოვნებს.
- რა მონაცემები შეიძლება დამუშავდეს პერსონალის ფაილში?
მთავარი წესი, რომელიც დაცულია, არის ის, რომ შეიძლება შეიცავდეს მხოლოდ პერსონალის საქმისთვის საჭირო მონაცემებს: დასაქმებულთან შრომითი ხელშეკრულების სწორად შესრულება.
ნებისმიერ შემთხვევაში, "ჩვეულებრივი" პერსონალური მონაცემები შენახული იქნება, როგორიცაა:
- სახელი;
- მისამართი;
- Დაბადების თარიღი;
- პასპორტის/პირადობის მოწმობის ასლი;
- BSN ნომერი
- ხელმოწერილი შრომითი ხელშეკრულება დასაქმების პირობებისა და დანართების ჩათვლით;
- თანამშრომლების მუშაობისა და განვითარების მონაცემები, როგორიცაა შეფასების ანგარიშები.
დამსაქმებლებს შეუძლიათ აირჩიონ პერსონალის ფაილის გაფართოება სხვა მონაცემების ჩათვლით, როგორიცაა დამსაქმებლის პირადი შენიშვნები, არყოფნის ჩანაწერი, საჩივრები, გაფრთხილებები, ინტერვიუების ჩანაწერები და ა.შ.
როგორც დამსაქმებელს, მნიშვნელოვანია ამ მონაცემების რეგულარულად განახლება, რათა დაიცვან სისწორე და სიზუსტე ლეგალური შენახვის პერიოდებთან დაკავშირებით.
- როდის შეიძლება "ჩვეულებრივი" პერსონალური მონაცემების დამუშავება პერსონალის ფაილში?
დამსაქმებელმა უნდა გაითვალისწინოს, როდის და რა „ჩვეულებრივი“ პერსონალური მონაცემები შეიძლება იყოს შენახული პერსონალის ფაილში. AVG მე-6 მუხლის თანახმად, დამსაქმებლებს შეუძლიათ შეინახონ „ჩვეულებრივი“ პერსონალური მონაცემები პერსონალის ფაილში 6 მიზეზის გამო. ეს მიზეზები მოიცავს:
- თანამშრომელმა დამუშავებაზე თანხმობა მისცა;
- დამუშავება აუცილებელია თანამშრომლის (სამუშაო) ხელშეკრულების გასაფორმებლად;
- დამუშავება აუცილებელია დამსაქმებლისათვის დაკისრებული სამართლებრივი ვალდებულების გამო (როგორიცაა გადასახადებისა და შენატანების გადახდა);
- დამუშავება აუცილებელია თანამშრომლის ან სხვა ფიზიკური პირის სასიცოცხლო ინტერესების დასაცავად (მაგალითი თამაშობს, როდესაც მწვავე საფრთხე გარდაუვალია, მაგრამ დასაქმებულს ფსიქიკურად არ შეუძლია თანხმობის გაცემა);
- დამუშავება აუცილებელია საზოგადოებრივი ინტერესისთვის/საჯარო წესრიგისთვის;
- დამუშავება აუცილებელია დამსაქმებლის ან მესამე მხარის კანონიერი ინტერესების დასაკმაყოფილებლად (გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც დასაქმებულის ინტერესები აღემატება დამსაქმებლის ლეგიტიმურ ინტერესებს).
- რა მონაცემები არ უნდა დამუშავდეს პერსონალის ფაილში?
გარდა „ნორმალური“ მონაცემებისა, რომლებიც შედის ფაილში, ასევე არის მონაცემები, რომლებიც (ჩვეულებრივ) არ უნდა იყოს ჩართული, რადგან ისინი ბუნებით განსაკუთრებით მგრძნობიარეა. ეს არის "სპეციალური" მონაცემები და მოიცავს:
- მრწამსი;
- სექსუალური ორიენტაცია;
- რასა ან ეთნიკურობა;
- სამედიცინო მონაცემები (მათ შორის, როცა თანამშრომლის მიერ ნებაყოფლობით არის მოწოდებული).
„სპეციალური“ მონაცემები შეიძლება მხოლოდ AVG-ის ქვეშ იყოს შენახული 10 გამონაკლისით. ძირითადი 3 გამონაკლისი შემდეგია:
- დამუშავებაზე თანამშრომელმა გასცა მკაფიო თანხმობა;
- თქვენ ამუშავებთ პერსონალურ მონაცემებს, რომლებიც თავად თანამშრომელმა მიზანმიმართულად გაამჟღავნა;
- დამუშავება აუცილებელია უმთავრესი საზოგადოებრივი ინტერესისთვის (ამის გამოსაყენებლად საჭიროა ჰოლანდიური სამართლებრივი საფუძველი).
- პერსონალის ფაილების უსაფრთხოების ზომები
ვის აქვს უფლება ნახოს პერსონალის ფაილი?
პერსონალის ფაილი შეიძლება ნახონ მხოლოდ იმ პირებს, ვისთვისაც წვდომა აუცილებელია სამუშაოს შესასრულებლად. ეს პირები მოიცავს, მაგალითად, დამსაქმებელს და HR დეპარტამენტის თანამშრომლებს. თავად თანამშრომელს ასევე აქვს უფლება ნახოს თავისი საკადრო საქმე და შეცვალოს არასწორი ინფორმაცია.
უსაფრთხოების მოთხოვნები ფაილისთვის
გარდა ამისა, მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ, რომ AVG აწესებს მოთხოვნებს პერსონალის ფაილების ციფრული ან ქაღალდის შენახვის შესახებ. როგორც დამსაქმებელი, თქვენ ვალდებული ხართ მიიღოთ ზომები თანამშრომლების კონფიდენციალურობის დასაცავად. შესაბამისად, ფაილი დაცული უნდა იყოს კიბერდანაშაულისგან, არაავტორიზებული წვდომისგან, მოდიფიკაციისა და წაშლისგან.
- პერსონალის ფაილების შენახვის ვადა
AVG აცხადებს, რომ პერსონალური მონაცემები შეიძლება შენახული იყოს შეზღუდული ვადით. ზოგიერთი მონაცემი ექვემდებარება კანონით შენახულ პერიოდს. სხვა მონაცემებისთვის დამსაქმებელი ვალდებულია დააწესოს დროის ლიმიტები მონაცემთა სიზუსტის წაშლისთვის ან პერიოდული გადახედვისთვის. AVG აცხადებს, რომ გონივრული ზომები უნდა იქნას მიღებული, რათა უზრუნველყოს არაზუსტი მონაცემების ფაილში შენახვა.
გსურთ იცოდეთ მეტი პერსონალის ფაილების შენახვის პერიოდების შესახებ? შემდეგ წაიკითხეთ ჩვენი ბლოგი თანამშრომლის ფაილების შენახვის ვადები.
აკმაყოფილებს თუ არა თქვენი პერსონალის ფაილი ზემოთ ჩამოთვლილ მოთხოვნებს? მაშინ შანსია, რომ ის AVG-ს შეესაბამება.
თუ ამ ბლოგის წაკითხვის შემდეგ კვლავ გაქვთ შეკითხვები პერსონალის ფაილთან ან AVG-სთან დაკავშირებით, გთხოვთ დაგვიკავშირდეთ. ჩვენი დასაქმების იურისტები სიამოვნებით დაგეხმარებით!